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有关商务会议场地寻找和确定的几个注意事项
来源:上海会议网 编辑者:上海会议网 浏览:196 次 发布:2011-04-13 16:45:29

 商务会议场地寻找和确定的几个注意事项


   商务会议场地是一场会议的基础硬件之一,一个与会议相匹配度高的场地,无疑会对会议本身增色不少。如庄严、大气的会议场地,与大型活动在形象和气势上会有着极好的映衬,而一个温馨、高雅的场地,对于一个小型交流会的氛围营造会大有裨益。选择什么样的场地要根据会议和活动的性质、来宾构成、会议规模等因素来确定。



  为满足客户的特别活动场地需要,有实力的会议服务公司还经常会建设特色场地网络,以此更好、更快地响应客户需求。因此,庞大的活动场地数据库、详细的场地设施及服务信息,是会议服务公司全面满足客户对各种场地服务需求的基础。



  有关场地寻找和确定的几个注意事项和建议:



  1、会议或活动主办方经常会有一个误区,那就是喜欢自己独立寻找场地,其实他们不了解,经过多年与场地方的合作,会议服务公司已与众多场地方建立了亲密的合作关系,长期的公关及会议服务经历,使他们与各类场地均保持良好的合作关系,不但有能力为客户协调到最好的场地支持服务,更有能力在一定程度上为客户节省场地支出。



  2、会议服务公司还拥有一套严谨的场地推荐规范和服务模式,保障他们所推荐的每一个场地都是十分熟悉和了解的,通常都是经实地考察,依照专业场地信息搜集标准逐项记录,并收录到他们独有的数据库中,场地数据信息的详细性甚至超过场地方本身。而会议主办方自己去寻找场地,但并不了解一个场地的软硬件设施对自身活动的可用性在什么地方,更何况除了场地之外,还会有其它诸如设备供应、流程控制等更加复杂的工作。



  3、通过会议服务公司寻找活动场地,不但可以有效节省寻找资源的时间,更能获取因场地因素对活动效果产生的各种积极的和消极的影响等重要信息。



  根据场地的特质,并结合会议服务和活动行业通常对场地的规划,一般可分为以下两种:



  1、常规场地:星级酒店、会馆、会所、俱乐部、特色餐厅等。



  2、特色场地:大型会堂、场馆、活动中心、高尔夫球场、屋顶花园和市内模拟海滩等。



  根据活动的性质、功能和效果要求,场地一般可以有以下规划:



  1、课桌式:适用于论坛、新闻发布会、研讨会、培训等等,这种形式便于听众作记录。



  2、围桌式:适用于中式宴会,如答谢会、招待会、茶话会等。



  3、剧院式:适用于新闻发布会、论坛、辩论会、启动仪式等。



  在场地的规划使用上,一般有以下几个主要功能区组成:



  1、签到区



  2、舞台区



  3、来宾区



  4、展示区



  由于场地只是会议和活动的基础硬件之一,针对场地本身,通常会有以下工作需要落实或协调:



  1、电力供应



  2、餐饮供应



  3、贵宾接待



  4、停车场



  5、专用电梯



  6、来宾安保

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