会议交通保障日常引起高度重视，不然，会妨碍会议的正常活动，乃至造成开不成会的严重后果。交通保障的主要任务是车辆组织、用车制度、派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理。倘若会议住地距会场较远，必须有车辆接送与会代表，要与会人数尽可能组织足够的车辆，以确保会议的需要。对于集体活动用车，因为车人多，务必加强派车管理、车辆调度、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员对号入座，有序乘车。不敷乘坐时，可以租车。零星用车，务必建立用车制度，规定用车的范围和任务，落实批准手续。至于领导干部用车，则应按规定予以保证。
长沙会议网(http://www.hnctrip.cn)讲述：会议租车要注意的细节：
（一）租车前您应先了解想租的车型的性能，价位及租车所要证件。
（二）电话预订时需要您留下详尽的相关信息，已备不时之须。
（三）预订最好事先1-2天，预订周末的车辆需要提前2-3天。
（四）用车天数应定最少天数，若不够用应提前在还车时间之前电话续租。
（五）提车时，需带全全部证件，大部分证件都要原件。
（六）签署合同前应认真浏览合同的内容后再签字。
（七）发车和还车验车时应过细查看，确认无误后再签署单据。
（八）驾驶车辆时注意安全行使。
（九）倘若有交通事故发生，应尽快通告相关部门，一定要有交警的事故判定书或是安委会的证实，这两样是保险理赔所务必的证明。保险一定要在第一时间通知，最迟不能大于24小时。
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